Belső ellenőrzés tanácsadási tevékenységeTeljesítménymenedzsment rendszer kialakítása, fejlesztése (teljesítménymérés, indikátorok meghatározása)
Belső ellenőrzés tanácsadási tevékenységeTeljesítménymenedzsment rendszer kialakítása, fejlesztése (teljesítménymérés, indikátorok meghatározása)
Teljesítménymenedzsment rendszer kialakítása, fejlesztése (teljesítménymérés, indikátorok meghatározása)
Tanácsadás
típusa: hivatalos
célja: a felső vezetés szakértői támogatása a teljesítmény követelmények meghatározásában
Tanácsadás módja: kockázatkezelési munkacsoport munkájában tanácsadóként való részvétel (a stratégiai célok teljesítésének méréséhez indikátorok meghatározása)
eredmény, hozzáadott érték: a stratégiai célok teljesítését veszélyeztető kockázatok elkerülése, mérséklése; folyamatosan nyomon követhető teljesítmény; hatékonyság és eredményesség meghatározásának lehetősége
Szakmai gondosság
- vezetői elvárás: szakértői támogatás a teljesítmény követelmények meghatározásában
- vezető motivációja, célja: hatékony teljesítménymenedzsment, folyamatos teljesítménymérés
- a megvalósításhoz szükséges munka hatóköre: (városüzemeltetéssel foglalkozó köztulajdonban álló gazdasági társaság, és egy kormányzati szektorba sorolt egyéb szervezet – nonprofit kft) a szervezet minden folyamata
- a felkészüléshez szükséges források:
- Tulajdonos stratégiai terve
- A Társaság/nonprofit Kft üzleti terve
- stratégiai ellenőrzési terv (melyben a szervezeti stratégiai célok is szerepelnek), belső ellenőrzés kockázatelemzései, jelentései
- folyamatszintű kockázatelemzés,
- kockázatkezelési munkacsoport szervezeti szintű kockázatelemzései,
- belső ügyrendek és szabályzatok.
- A tanácsadás lehetséges kihatása a jövőbeni ellenőrzési feladatokra és tanácsadásokra:
- a javaslat hasznosulásának nyomon követése, értékelése – éves ellenőrzési tervben ütemezni lehet a feladatot – (az intézkedések hasznosulásának értékelése);
- nagyobb rálátás a kulcsfolyamatokra és a kockázatos területekre – ellenőrzési fókusz kialakításához szempontok -;
- teljesítmény ellenőrzések megvalósítása a jövőben.
- A tanácsadói feladatok végrehajtásából származó potenciális előnyök a szervezetre nézve:
- a szervezeti célok egyértelmű meghatározásával a célok elérését veszélyeztető kockázatok azonosításra kerülnek és az intézkedések időben megtörténnek;
- A folyamatos teljesítmény értékeléssel nyomon követhető a célok teljesítésének alakulása, fokozható a motiváció;
- a folyamatgazdák felkészültebbek a kockázatértékelési kritériumok meghatározásában és a kockázatok elemzésében;
- hatékony beavatkozás a működési folyamatokba, hogy a szervezeti célok terv szerint, vagy kisebb eltéréssel teljesüljenek.
Tanácsadói feladat eredményének összegzése
A tanácsadói tevékenység keretében meghatározásra kerültek a teljesítmény mérés követelményei szervezeti szinten.
A stratégiai célok teljesítését veszélyeztető kockázatokat tártam fel, mely a kockázatértékelési rendszer kialakításához nyújt segítséget.
A néhány stratégiai cél teljesítésének méréséhez indikátorokat és mutatókat modelleztem, mely alapján a szervezet többi szervezeti céljához hozzá tudják rendelni az alkalmas mérőszámokat, indikátorokat és elvégezhető a teljesítménymérés.
Az ismertetett módszer(Balanced Scorecard) egy teljesítmény-értékelési modell, amely információkat nyújt a stratégiai célkitűzések megvalósításának folyamatáról. (Támogatja a tervezést, a stratégia kommunikálását, lebontását intézkedésekké, a célelérés nyomon követését, új stratégiai célok kitűzését.)
Egy-egy stratégiai folyamatnál azonosításra kerültek a célok, a célok közötti logikai kapcsolatok.
Megfogalmazásra kerültek a módszerek, az elérni kívánt célérték.
Tanácsadói tevékenység végrehajtása:
Tanácsadói munkaprogram keretében
Rendszereztem a tulajdonos stratégiai céljait, hozzárendeltem a Társaság szervezeti céljait, a célok elérése érdekében teljesítendő feladatokat/folyamatokat, majd a teljesítés mérésének mérőszámait, indikátorait.
A folyamatokat négyféle nézőpontból vizsgáltam:
- fejlődés és tanulás nézőpontja (erőforrások és a szervezeti kultúra értékelése)
- vevői nézőpont (ügyfelekkel való kapcsolat elemzése)
- belső folyamatok (működési célok eléréséhez szükséges tevékenységek, feladatellátás elemzése)
- pénzügyi nézőpont (gazdálkodás hatékonyságát vizsgálja)
Célok és mutatók meghatározása
Célok – feladatok – kockázati tényezők – indikátorok meghatározása
Kormányzati szektorba sorolt egyéb szervezet (színház) – célok és indikátorok
Teljesítménymenedzsment rendszerrel szemben támasztott követelmények:
- stratégiai szemléletű (előrehaladás figyelemmel kísérése)
- teljes (a szervezet összes jelentős alkotóelemére ki kell terjednie)
- releváns (a teljesítménymérés eredményeinek relevánsnak kell lenniük a vezetés, az adatok felhasználói és harmadik fél számára)
- konzisztens (egységes, állandó, következetes) – az egyes évek, célok, szervezet között is fenn kell állnia
- pontos (megítélhető legyen a teljesítmény szintje, meg lehessen állapítani a bekövetkezett változást)
- időszerű (teljesítménymérési adatokat azonnal elő kell állítani)
- rendszer teljesítmény-értéke (ár-érték arány elve érvényesüljön)
- hosszú távú (a teljesítmény hosszú távon megítélhető legyen)
- fejlődést elősegítő (lehetőséget adjon a teljesítményjavító intézkedések megalapozására)
Ajánlások a felső vezetés számára
A Társaság első számú vezetőjének a szervezet folyamataira, szervezeti egységeire vonatkozóan meg kell határoznia:
- a számonkérhető operatív célokat;
- a célokhoz a konkrét kritériumokat és felelősöket,
- valamint a teljesítés indikátorait, melyek a stratégiai kontroll elemei.
A társaság dolgozóival ismertetni kell az általa végzett tevékenységgel szembeni követelményeket (tartalmi, mennyiségi és minőségi követelmények).
Az üzleti tervben be kell mutatni, hogy az üzleti terv egyes rendelkezései miként szolgálják a gazdasági társaság rövid-, közép-, illetve hosszú távú stratégiájának megvalósítását.
A pénzügyi tervben részletesen be kell mutatni a likviditás fenntartása szempontjából kockázatos időszakokban szükséges intézkedéseket.
A célkitűzésekhez ki kell alakítani a teljesítménymutatókat annak érdekében, hogy a végrehajtás nyomon követhető legyen.
A tanácsadói jelentés hasznosítását korlátozó tényezők
A kockázatkezelési munkacsoport és a folyamatgazdák kontrolltudatossága megfelelő biztosíték a belső kontrollrendszert érintő intézkedések végrehajtására.
A tanácsadó jelentés hasznosítását korlátozhatják:
- késedelmes intézkedés (nem teljesülnek a szervezet céljai határidőben)
- intézkedés végrehajtásának elmaradása, vagy részleges teljesítése (működési zavarokat, pénzügyi kockázatot eredményezhet)
- a folyamatok végrehajtásában, kontrolltevékenységek elvégzésében érintett dolgozók tájékoztatása elmarad, vagy hiányos (teljesítmény követelményekkel nincsenek tisztában az érintettek, feladatok nem az elvárt színvonalon teljesülnek)
- Helytelenül meghatározott indikátorok (teljesítménymérés nem lehetséges, beavatkozás elmarad amennyiben hibás a megvalósítás és utólag szembesülnek a problémával)
- Az üzleti tervnél és pénzügyi tervnél nem érvényesítik az ajánlást (átláthatóság sérül, tulajdonosi elvárások nem teljesülnek)
Videóelőadásunk hasznos segítséget nyújt a belső ellenőröknek és a szervezet vezetőinek egyaránt, mivel a belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységének bemutatásával:
- segítséget ad a belső ellenőröknek a hatékony és eredményes feladatellátáshoz;
- a vezetőknek ösztönző információt ad, a tanácsadó funkció igénybevételéhez;
- rávilágít a tanácsadó tevékenység belső kontrollrendszert erősítő funkciójára.
